Artikel gepubliceerd in nummer 88 ArbeidsdeskundigeMei 2015
Kan een bedrijf functioneren zonder een HR-afdeling? En zonder een HR-directeur? Het succes van een bedrijf wordt niet afgemeten aan het bestaan ervan, en de aanwezigheid van een HR-afdeling garandeert evenmin dat de taken die traditioneel aan deze afdeling worden toegeschreven, op de meest geschikte manier worden uitgevoerd. En als u nog geen aparte HR-afdeling heeft, is het wellicht tijd om er een op te richten.
Er zijn bedrijven (vooral mkb's) die succesvol functioneren zonder een aparte HR-afdeling, of waar één persoon meerdere rollen vervult, waaronder personeelsmanagement (bijvoorbeeld een directeur financiën én personeelszaken). In hoeverre is het daarom nodig om een specifieke afdeling of een directeur te hebben die exclusief verantwoordelijk is voor deze functie?
De aanstelling van de eerste werknemer creëert automatisch de HR-functie en brengt problemen met zich mee op het gebied van werving, selectie, salaris en wijze van betaling, of het een vast of tijdelijk dienstverband betreft, wat de professionele verwachtingen zijn en welke professionele ontwikkeling de persoon zou moeten doormaken afhankelijk van de voortgang van de activiteiten... met andere woorden, alle problemen die inherent zijn aan de HR-functie.
Dit betekent echter niet dat u bij de eerste aanwerving direct een Directeur Human ResourcesDe persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor deze functie verschijnt pas veel later in beeld en in veel gevallen verschijnt deze zelfs helemaal niet.
In eerste instantie neemt de eigenaar of topmanager doorgaans de taken van personeelszaken op zich: wie wordt aangenomen, wie van functie wisselt, wie de salarissen vaststelt, wie de prestaties van medewerkers analyseert, enzovoort. Dit zijn beslissingen die worden toegeschreven aan het hoogste organisatieniveau. Een eerste aanwijzing dat een gespecialiseerde afdeling nodig is, is juist het feit dat de topmanager niet alle beslissingen zelf kan nemen, omdat hij of zij niet iedereen kent, of in ieder geval niet goed genoeg, en deze beslissingen moet delegeren aan mensen die hij of zij vertrouwt, meestal degenen die verantwoordelijk zijn voor de verschillende functies binnen het bedrijf.
De vier situaties die u moet analyseren
Delegeren naar een lager niveau kan tijdelijk werken, maar vaak ontstaan er nieuwe problemen door conflicten tussen de verantwoordelijken voor verschillende gebieden. Let in het bijzonder goed op de volgende situaties:
- Vergelijkbare functies in verschillende sectoren worden verschillend betaald, wat een concurrentienadeel oplevert waardoor werknemers gefrustreerd raken of interne overplaatsingen proberen af te dwingen.
- Het komt zelden voor dat iemand promotie krijgt naar een andere afdeling omdat zijn of haar leidinggevende de medewerkers onder zijn of haar leiding behandelt "alsof ze zijn of haar eigendom zijn" en zo'n promotie tegenhoudt.
- Er is geen uniform beleid; in plaats daarvan gedraagt elk gebied zich alsof het een afzonderlijk bedrijf is.
- Er zijn klachten of de arbeidsinspectie stelt een rapport op over gebeurtenissen waarvoor niemand de verantwoordelijkheid neemt of die niet als juist worden beschouwd.
Verschillende fasen, verschillende behoeften
De behoefte aan een specifieke HR-afdeling doorloopt doorgaans verschillende fasen:
- Het bedrijf is gevestigd in een "micro-mkb"-fasewaar alle beslissingen worden genomen door de eigenaar of de hoogste leidinggevende. Er zijn geen disfuncties omdat zij alle medewerkers goed begrijpen.
- De toename van het personeel of de noodzaak om nieuwe vestigingen te openen, leidt tot een verlies van de grondige kennis. De topman behoudt de beslissingsbevoegdheid, maar heeft informatie nodig om beslissingen te kunnen nemen.
- Het bedrijf blijf groeien Het bedrijf heeft verschillende managers aan wie beslissingen geleidelijk worden gedelegeerd, zoals wie er aangenomen moet worden of interne overplaatsingen binnen hun afdeling. De eigenaar of hoogste leidinggevende behoudt echter nog steeds de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid over alle personeelszaken.
- Het bedrijf blijft groeien en wordt steeds meer delegeer meer onder degenen die verantwoordelijk zijn voor elke functie. Zij hebben meer vrijheid om beslissingen te nemen op HR-gebied, en die worden doorgaans beïnvloed door de resultaten van hun afdelingen.
- La diversiteit aan criteria Wanneer deze methode door verschillende mensen wordt gebruikt bij HR-gerelateerde beslissingen, leidt dit tot problemen, belemmert het interne mobiliteit en veroorzaakt het zichtbare tekenen van nepotisme op verschillende gebieden.
Deze laatste fase maakt duidelijk dat er behoefte is aan een gespecialiseerde en toegewijde HR-afdeling. De omvang hiervan hangt af van de mate van groei, het aantal werkcentra en de managementstijl van de eigenaar of topmanager. Hoewel veel factoren bepalen wanneer een toegewijde HR-afdeling essentieel wordt, kan een personeelsbestand van 100 vaste medewerkers als richtlijn dienen.
Ondanks het feit dat groeikrachten delegeren geleidelijk Wat de functies betreft, kan de eigenaar of topmanager bepaalde voorrechten behouden om het moment waarop een HR-afdeling nodig is binnen de organisatie zo lang mogelijk uit te stellen. De verantwoordelijken voor de verschillende gebieden zijn wellicht hooggekwalificeerd, maar missen mogelijk een uniforme aanpak. En dat is precies wat iemand met de belangrijkste beslissingen, of dat nu de eigenaar, topmanager, HR-directeur of -manager is, met zich meebrengt.
Aandacht!: Een open-deurbeleid, waarbij medewerkers op elk niveau toegang hebben tot de hoogste leidinggevende (of leidinggevenden, indien er meerdere zijn), fungeert als een vroegtijdig waarschuwingssysteem voor ongewenste situaties, zoals vermeende oneerlijke behandeling. Indien dit gecombineerd wordt met de verplichting om te overleggen over salariswijzigingen of toezicht te houden op beslissingen met betrekking tot aanwerving, ontslag of interne overplaatsingen, kan een redelijk effectief systeem worden geïmplementeerd zonder een aparte HR-afdeling, mits de omvang en complexiteit van de organisatie dit toelaten.